ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOSERBA GUNUNG GANGSIR BEJI PASURUAN

ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOSERBA GUNUNG GANGSIR BEJI PASURUAN

Oleh :

Wilda Ika Suwandari

Jurusan Ilmu Adm. Niaga

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Yudharta Pasuruan

Email: wildaika256@gmail.com

ABSTRAK

Salah satu pelayanan di Toserba Gunung Gangsir ini Pada dasarnya kebutuhan dan keinginan manusia sebagai individu maupun golongan selalu meningkat.Kebutuhan manusia beraneka ragam seperti kebutuhan sandang, pangan, dan papan. Dengan adanya kebutuhan yang beraneka ragam itu, maka pertumbuhan ekonomi suatu masyarakat pun akan meningkat. Di samping itu kebutuhan manusia bertingkat mulai dari kebutuhan yang paling dasar sampai kepada kebutuhan yang paling tinggi atau lebih dikenal dengan needs theory. Hasil penelitian menunjukan kebutuhan pengguna untuk pengembangan sistem informasi 1.Dengan menggunakan sistem komputerisasi dalam penjualan barang, maka proses penjualan barang dapat berjalan dengan cepat dan lebih akurat dibanding cara manual. 2. Semakin banyak konsumen yang dapat dilayani karena waktu yang dibutuhkan untuk melayani satu konsumen semakin sedikit di banding cara manual. 3. Sistem informasi ini dapat menunjang kinerja karyawan lebih baik, dan pelayanan pada konsumen lebih baik pula. Toserba gunung gangsir beji adalah badan usaha milik perseorangan yang bergerak dibidang usaha jasa yang berdiri pada tahun 2013 di wilayah Gunung Gangsir Beji Pasuruan. Di usia perusahaan yang sudah cukup dewasa sudah mampu menunjukkan perkembangan usaha yang pesat.

Kata kunci: Sistem, Informasi, Penjualan, dan Pengembangan.

                                                  ABSTRACT
              One of the services in this digger Mountain General Store Basically human needs and desires as an individual or class always increasing. Diverse human needs such as clothing, food, and shelter. With the diverse needs it, then the economic growth of a society will increase. In addition, multilevel human needs ranging from the most basic needs to the needs of the most high, or better known as the theory needs. The results showed the need for the development of information systems 1. By using a computerized system in the sale of goods, then the process of selling goods in a faster and more accurate than the manual way. 2. More and more consumers are able to be served because of the time needed to serve the consumer is getting a little compared to the manual method. 3. This information system can support better employee performance, and better service to customers anyway. Mountain General Store digger beji is private owned enterprise engaged in the business services that was founded in 2013 in the area of ​​Mount digger Beji, Pasuruan.At the age of companies that are mature enough has been able to show that herapid development of business.

Keywords: System, Information, Sales, and Development.

PENDAHULUAN

Pada dasarnya kebutuhan dan keinginan manusia sebagai individu maupun golongan selalu meningkat.Kebutuhan manusia beraneka ragam seperti kebutuhan sandang, pangan, dan papan. Dengan adanya kebutuhan yang beraneka ragam itu, maka pertumbuhan ekonomi suatu masyarakat pun akan meningkat. Di samping itu kebutuhan manusia bertingkat mulai dari kebutuhan yang paling dasar sampai kepada kebutuhan yang paling tinggi atau lebih dikenal dengan needs theory.

Sejalan dengan pertumbuhan ekonomi tersebut maka dunia usaha pun berkembang semakin luas, kompleks, dan bervariasi. Hal ini di tunjukkan dengan semakin banyaknya orang yang ditawarkan baik untuk konsumen industri maupun konsumen akhir.Akibat perkembangan tersebut maka dapat menyebabkan adanya persaingan yang kompetitif antar perusahaan.Dimana perusahaan dituntut untuk dapat melihat berbagai kesempatan yang ada dan mencari strategi atau cara-cara untuk menarik konsumen atau pelanggan dan mempertahankannya, sehingga perusahaan dapat mengatasi dan dapat bertahan dalam persaingan dengan para competitor, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

Toserba adalah suatu tempat yang berfungsi untuk memenuhi kebutuhan sehari-hari masyarakat.Sistem penjualannya sangat berbeda dengan pasar tradisional. Tempat ini tidak lain merupakan sebuah toko besar yang menyediakan berbagai bahan keperluan masyarakat. Dalam toserba terdapat lorong-lorong diantara sejumlah jajaran rak yang memuat barang-barang yang disusun menurut jenisnya, agar pembeli lebih mudah menemukan barang yang di inginkan.

Menurut Kotler (1999) Sistem informasi penjualan merupakan suatu sistem yang terdiri dari kumpulan orang, peralatan dan prosedur  yang memadukan antara pekerjaan mesin (komputer) dan manusia yang menyajikan keakuratan informasi bagi para pemakai dalam membuat keputusan untuk memecahkan masalah didalam perusahaan.

Dengan demikian penjualan merupakan tulang punggung perusahaan dagang dalam mengembangkan usaha dalam rangka memperoleh lebih banyak keuntungan. Sebagai ujung tombak dalam memasarkan produk kepada konsumen, perusahaan akan terus dapat berkembang untuk meningkatkan penjualan apabila aktivitas penjualan dikelola dengan baik salah satunya adalah dengan pencatatan penjualan yang cepat dan tepat dalam upaya laporan penjualan. Sistem penjualan yang digunakan pada toserba yaitu penjualan tunai yang diasumsikan bahwa pembeli akan mengambil barang setelah harga barang dibayar di kasir, karena dari hasil penjualan itulah toserba memperoleh pendapatan untuk menutupi biaya-biaya operasional lainnya yang telah dikeluarkan, dan berkaitan dengan tujuan minimarket khususnya toserba untuk memaksimalkan laba, maka pengawasan terhadap penjualan merupakan hal yang penting untuk dilakukan, untuk itu toserba sangat memerlukan suatu sistem informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi yang berguna bagi pihak luar maupun dalam perusahaan.

BAHAN DAN METODE

            Penelitian ini dilaksanakan di Toserba Gunung Gangsir Beji Pasuruan pada tanggal 10 juni 2016.Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian kualitatif.Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara. Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu yang dilakukan oleh du pihak, yaitu pewawancara (interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan yang diwawancarai (interviewe) yang memberikan jawaban atas pertanyaan (Moleong:200). Dalam penelitian ini, kami mengadakan berbagai wawancara terhadap pihak-pihak terkait baik mengenai sistem informasi manajemen penjualan pada Toserba gunung gangsir beji.Hal ini dilakukan sebagai bentuk pencarian pengetahuan yang dibutuhkan baik sebagai pengetahuan tambahan mengenai sistem informasi manajemen secara umum maupun pengetahuan kondisi di lapangan dengan berbagai permasalahan yang ada atau pun pelengkapan laporan pelaksanaan penelitian.melakukanmetode observasi atau pengamatan dapat diartikan sebagai pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap gejala yang tampak pada objek penelitian. Observasi ini menggunakan observasi partisipasi, di mana peneliti terlibat langsung dengan kegiatan sehari-hari orang yang sedang diamati atau yang digunakan sebagai sumber data penelitian. (Sugiono:2006).

HASIL

            Hasil penelitian sistem informasi ini mengacu pada model analisis interaktif yang terdiri dari dua komponen pokok yaitu reduksi data dan sajian data.Pengecekan keabsahan temuan menggunakan teknik trianggulasi metode yang terdiri dari wawancara dan observasi. Selama proses menganalisis sistem informasi manajemen penjualan barang dengan menggunakan software Datasoft SOLUSI Versi 1.1.2467. Datasoft merupakan salah satu software sistem informasi yang telah teruji di berbagai perusahaan menengah ke bawah. Software Datasoft sangat cocok untuk jenis usaha: Koperasi serba usaha, apotik, swalayan, perusahaan jasa, LSM, yayasan dan lain-lain yang memerlukan laporan keuangan (Hartono:2013).

PEMBAHASAN

Pengertian Sistem

            Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Jogiyanto, 2011).

            Menurut Hartono (2013) sistem mengandung 2 macam konotasi utama, yakni suatu benda atau entitas (yaitu himpunan dari berbagai bagian atau komponen), dan sekaligus juga suatu komponen atau metode atau cara untuk mencapai tujuan (yaitu saling berhubungan secara terorganisasi berdasar fungsi-fungsinya).

            Menurut Kristanto (2003), suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

            Elemen-elemen yang terdapat dalam sistem meliputi: tujuan sistem, batasan sistem, control, input, proses, output dan umpan balik. Hubungan antara elemen-elemen dalam sistem dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

Gambar : Elemen-elemen sistem

Sumber : Kristanto (2003)

Ø  Tujuan sistem

Tujuan sistem merupakan tujuan dari sistem tersebut dibuat.Tujuan sistem dapat berupa tujuan organisasi, permasalahan yang ada dalam suatu organisasi maupun urutan prosedur untuk mencapai tujuan organisasi.

Ø  Batasan sistem

Merupakan sesuatu yang membatasi sistem dalam mencapai tujuan sistem. Batasan sistem dapat berupa peraturan-peraturan yang ada dalam suatu organisasi, biaya-biaya yang dikeluarkan, orang-orang yang ada dalam organisasi, fasilitas baik itu srana dan prasarana maupun batasan yang lain.

Ø  Kontrol sistem

Merupakan pengawasan terhadap pelaksanaan pencapaian tujuan dari sistem tersebut: Kontrol sistem dapat berupa control terhadap pemasukan data (input), control terhadap keluaran data (output), control terhadap pengolahan data, control terhadap umpan balik dan sebagainya.

Ø  Input

Merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk menerima seluruh masukan data, dimana masukan tersebut dapat berupa jenis data, frekuensi pemasukan data dan sebagainya.

Ø  Proses

Merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk mengolah atau memproses suatu masukan data menjadi suatu informasi yang lebih berguna.

Ø  Output

Merupakan hasil dari input yang telah diproses oleh bagian pengolah dan merupakan tujuan akhir sistem.

Ø  Umpan balik

Merupakan elemen dalam sistem yang bertugas mengevaluasi bagian dari output yang dikeluarkan, dimana elemen ini sangat penting bagi kemajuan sebuah sistem. Umpan balik ini merupakan perbaikan sistem, pemeliharaan sistem dan sebagainya. Untuk mencapai tujuan dari sistem yang dibuat, dibutuhkan 3 perangkat atau alat bantu yang dapat meningkatkan kinerja dari sebuah sistem sehingga tujuan dari sistem tersebut dapat dicapai. Tiga perangkat tersebut meliputi: perangkat keras (Hardware), perangkat lunak (Software), dan perangkat manusia (Brainware). Perangkat keras dapat berupa komputer, sedangkan perangkat lunak berupa program.

Pengertian informasi

                  Menurut Gordon B. Davis (1994) dalam Jogiyanto (2008) informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang berguna bagi penerimanya dan memiliki nilai bagi pengambilan keputusan saat ini atau di masa akan datang.

Menurut Kristanto (2003) informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya.Sumber informasi adalah data. Data menggambarkan suatu kejadian yang sedang terjadi, dimana data tersebut akan diolah dan diterapkan dalam sistem menjadi input yang berguna dalam suatu sistem.

Data mempunyai definisi gambaran dari suatu kejadian yang kiat hadapi, atau kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.

Pengolahan data adalah waktu yang digunakan untuk menggambarkan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki nilai guna.Semakin banyak data dan kompleksnya aktivitas pengolahan data dalam suatu organisasi, baik itu organisasi besar maupun organisasi kecil, maka pengolahan data yang tepat sangat dibutuhkan. Dalam metode ini diharapkan dapat menyelesaikan kebutuhan pengolahan data yang ada, yaitu antara lain:

1.      Ruang penyimpanan data yang efisien.

2.      Proses yang cepat terhadap data untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh unsur-unsur dalam organisasi baik sebagian atau secara menyeluruh.

Data akan berguna dan menghasilkan suatu informasi jika diolah melalui sebuah model. Model tersebut disebut dengan model pengolahan data atau siklus pengolahan data.Berikut gambar siklus pengolahan data.

Gambar : Siklus pengolahan data

Sumber : Jogiyanto (2008)

Gambar : Siklus pengolahan data yang dikembangkan

Sumber : Jogiyanto (2008)

Tujuan informasi adalah menghasilkan informasi.Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi pemakainya.Informasi itu menjadi sangat penting untuk mengetahui kondisi perusahaan. Untuk dapat berguna, maka informasi harus didukung oleh 3 pilar, yaitu:

a)      Akurat, dalam artian bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan orang yang menerima informasi tersebut.

b)      Tepat waktu, dalam artian informasi tersebut harus tepat waktu, sebab keterlambatan informasi menyebabkan informasi tersebut tidak berguna lagi.

c)      Relevan, dalam artian informasi mempunyai manfaat bagi si penerima.

Gambar: Pilar-pilar informasi yang berguna

Sumber : Analisis dan design, Jogiyanto (2008)

Pengertian Sistem Informasi

Menurut Hartono (2013) sistem informasi adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan, yang bekerja untuk mengumpulkan dan menyimpan data serta mengolahnya menjadi informasi yang digunakan.

                 Menurut Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon (2007) Sistem informasi secara teknis dapat di definisikan sebagai sekumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan (atau mendapatkan), memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi.

                 Tiga aktivitas di dalam sistem informasi akan memproduksi informasi yang di butuhkan organisasi untuk membuat keputusan, mengendalikan operasi, menganalisis permasalahan dan menciptakan produk baru. Aktivitas tersebut adalah:

Ø  Input adalah merekam atau mengumpulkan data mentah dari dalam maupun luar organisasi.

Ø  Pemrosesan adalah (processing) mengubah data input mentah ini menjadi bentuk yang berarti.

Ø  Mengirimkan informasi yang telah diproses tersebut ke orang-orang yang akan menggunakan atau kepada aktivitas yang akan menggunakan sistem informasi.

                 Menurut Kristanto (2003), sebuah sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data tersebut. Selain itu sistem informasi dapat di artikan sebagai berikut.

1.      Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu untuk menyajikan suatu informasi.

2.      Sekumpulan prosedur organisasi yang sangat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan atau untuk mengendalikan informasi.

3.      Suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Sistem Informasi Penjualan

Menurut Kotler (1999:10) sistem informasi penjualan merupakan suatu sistem yang terdiri dari kumpulan orang, peralatan dan prosedur yang memadukan antara pekerjaan mesin (komputer) dan manusia yang menyajikan keakuratan informasi bagi para pemakai dalam membuat keputusan untuk memecahkan masalah di dalam perusahaan.

Sistem informasi penjualan adalah suatu sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung pengembalian keputusan mengenai penjualan.

KESIMPULAN

Dari uraian pembahasan di atas dapat di ambil beberapa kesimpulan diantaranya:

1.      Toserba gunung gangsir beji adalah badan usaha milik perseorangan yang bergerak dibidang usaha jasa yang berdiri pada tahun 2013 di wilayah Gunung Gangsir Beji Pasuruan. Di usia perusahaan yang sudah cukup dewasa sudah mampu menunjukkan perkembangan usaha yang pesat.

2.      Diperoleh manfaat dari penerapan Sistem Informasi Penjualan Toserba Gunung Gangsir diantaranya:

Ø  Dengan menggunakan sistem komputerisasi dalam penjualan barang, maka proses penjualan barang dapat berjalan dengan cepat dan lebih akurat dibanding cara manual.

Ø  Semakin banyak konsumen yang dapat dilayani karena waktu yang dibutuhkan untuk melayani satu konsumen semakin sedikit di banding cara manual.

Ø  Sistem informasi ini dapat menunjang kinerja karyawan lebih baik, dan pelayanan pada konsumen lebih baik pula.

Ø  Dapat mengontrol data-data barang, mana barang yang harus di beli dan mana barang yang lama tidak terjual.

Ø  Dengan sistem ini karyawan tidak lagi menulis laporan keuangan secara manual.

Ø  Dengan sistem pejualan ini pengelolah toserba dapat mengetahui dan mengontrol data-data pengguna, supliyer dan pelanggan.

Ø  Dapat menghasilkan laporan dengan lengkap dan cepat.

Ø  Dapat menghasilkan informasi secara efektif, akurat, dan relevan.

3.      Toserba Gunung Gangsir telah mengatur internal perusahaan terlebih dahulu yakni dengan membuat prosedur penjualan sedemikian rupa yang di atur sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan prosedur tersebut.

SARAN

Untuk perbaikan dan pengembangan sistem penjualan pada Toserba Gunung Gangsir disarankan sebagai berikut:

1)      Mengingat pembuatan sistem informasi penjualan barang masih memiliki kelemahan yaitu belum dilengkapi dengan expired sudah terlampaui maka stok barang expired hilang.

2)      Diharapkan ada peringatan untuk data barang-barang yang telah kadaluarsa atau yang minim stoknya, sehingga karyawan tidak harus mengecek satu-persatu persediaan barang.

3)      Evaluasi sistem secara berkesinambungan diperlukan untuk menghindari dampak buruk yang muncul dikemudian hari. Dalam hal ini adalah evaluasi dan perbaikan sistem secara teratur guna menanggulangi kerusakan sistem serta kejahatan dunia maya (hacker) yang mengancam.

DAFTAR PUSTAKA

Kristanto, Andri, 2003. Perancangan sistem informasi dan aplikasinya. Yogyakarta: Gava media

Hartono, Bambang, 2013, sistem informasi manajemen berbasis komputer. Jakarta: Rineka cipta

Jogiyanto, 2008, Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: ANDI

Loudon C. Kennect dan J.P Loudon, 2007, Sistem Informasi Manajemen, Jakarta: Salemba Empat

http: //blog.pasca.gunadarma.ac.id